בתי עסק, חברות ובעלי משרדים רבים מכירים היום יותר ויותר בחשיבות תכנון המשרדים לשם יצירת סביבת עבודה נעימה ונוחה, על מנת להשיג מטרות של ייצוגיות, יעילות והגברת המוטיבציה.
מטעמים אלו, מתוכננים המשרדים בצורה כזאת שהעובדים יושבים בעמדות עבודה או במשרדים כאשר גבם מופנה כלפי הקיר ופניהם אל חלל המשרד. עבודה עם פנים מול הקיר יוצרת תחושת מצוקה נפשית וחוסר נעימות. בנוסף, עובדים אינם חשים בנוח כאשר כל אדם יכול להציץ מעבר לכתפיהם אל מסך המחשב עליו הם עובדים.
תכנון מקצועי ונכון של המשרד משרת היטב את מטרות הארגון. חלק מהגדרת התכנון עוסקת במתן מענה ופתרון לצרכים הרגשיים. במילים אחרות, על המשרד להיות מתוכנן כך שהוא משדר ללקוחות ולעובדים את ערכי החברה כפי שהם מתבטאים באמצעות תכנון סביבת העבודה.
קביעת התכנון
בחירת הסגנון על פיו יעוצב המשרד מתבסס בעיקר על צבע הקירות, בחירת חומרי הצבע והריהוט, תצוגת המוצרים על מנת לשדר את המיתוג והיכולות האיכותיות של המשרד. תכנון המשרד נועד להפיק את המרב מבחינת תפוקת כוח האדם, שידור היכולות וביטוי של הצלחה.
תכנון מבחינת חלוקת המשרדים, חדר ישיבות, חדרי הנהלה, מטבחון ועוד, מהווה חלק משמעותי בקביעת התרבות הארגונית של בית העסק. משרד שמתוכנן באופן של חללי עבודה פתוחים מעודד את העובדים לשתף פעולה, ואילו משרד המתוכנן על פי חלוקה נפרדת של משרדים יוצרת מידור והפרדה. יחד עם זאת, לא קיים תכנון "נכון" או "לא נכון". כל תכנון משרד נועד לשרת באופן אישי את צרכי החברה.
טיפים לתכנון המשרד
חשיבות הרצפה – מומלץ להניח שטיחים על הרצפה או לתכנון את המשרד מראש עם רצפת פרקט על מנת להוסיף נופך של אווירה ביתית נוחה.
תכנון צבע המשדר עסקים – מומלץ לבחור צבעים המשדרים עסקים סולידיים ורציניים, כגון שחור וחום המתאימים למשרדים כלכליים בדרך כלל. יחד עם זאת, לתכנון משרד המורכב מסביבת עובדים והנהלה צעירים מתאים לבחור צבעים תוססים וססגוניים. כך או אחרת, יש להקפיד שלא לסייד את הקירות בלבן בלבד.
חדר אוכל – כל תכנון משרד צריך להתמקד בתכנון מטבחון, פינת אוכל או חדר אוכל, במיוחד כשמדובר בחברה מתחילה אשר בה חשוב במיוחד היבט שיתוף הפעולה בין העובדים. חדר האוכל צריך להיות מתוכנן כך שהוא מהווה מקום בו כל העובדים, או לפחות רובם, יכולים לשתף זה את זה בחוויות העבודה או אפילו חוויות אישיות, בזמן ארוחת הצהריים.
חדר אוכל זהו חלל שצריך לעודד גיבוש חברתי. בנוסף, תכנון מקצועי ונעים של חדר האוכל יעודד את העובדים להישאר במשרד בזמן ההפסקות ולא לצאת החוצה לאכול, ובכך לחסוך זמן עבודה ולהגביר את התפוקה.
חדר ישיבות – כל משרד גדול זקוק לחדר ישיבת מקצועי ומאובזר היטב, על מנת לקיים פגישות עבודה עם לקוחות, או לנהל ישיבות צוות עם העובדים. מומלץ למקם את חדר הישיבות בחלל המכיל שני חלונות גדולים לפחות, אשר משקיפים על נוף נעים.
חלל העבודה – מרחב העבודה הוא ההיבט החשוב ביותר בתהליך תכנון המשרד. יחד עם זאת, כל חלל משרדי צריך לשקף את אופי החברה, ומה שמתאים לחברת הייטק, אינו מתאים למשרדי עורכי דין, למשל. אם החברה מקפידה על היררכיה של ההנהלה והעובדים, מרחב העבודה יתוכנן בצורה נפרדת של חללי עבודה על מנת לאפשר ריכוז ופרטיות. אך אם בעלי המשרד דוגלים בתרבות של הפריה הדדית ושיתוף פעולה בין העובדים, מרחבי העבודה יתוכננו עם צמצום מספר המחיצות וההפרדה בין העובדים.
חשיבות עיצוב המשרד
תכנון משרד הוא כרטיס הביקור החשוב ביותר של החברה, ומהווה את הרושם הראשוני הקריטי. לכן לאחר שיפוץ או עיצוב המשרד, יש להקפיד על ניקיון מקצועי כך שהמשרד ישדר יוקרה, הצלחה, עסק שעובד ברצינות וכוח אדם מרוצה ונינוח.
